W ustawie z 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2025 r. poz. 1423) zapisano szereg nowych rozwiązań prawnych w zakresie wyznaczania stażu pracy. Szczegóły tego dotyczące prezentuje poniższa tabela oraz wyjaśnienia zawarte pod nią.
Zaznaczmy, że wejście w życie ww. aktu prawnego podzielono na dwie daty – od 1 stycznia 2026 r. dla sektora publicznego i od 1 maja 2026 r. czyli od pierwszego dnia miesiąca po upływie sześciu miesięcy od ogłoszenia ustawy – dla sektora prywatnego.
Po zmianach, do stażu pracy wliczane powinny być dodatkowo:
- okresy prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności oraz okresy pozostawania osobą współpracującą z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność,
- okres wykonywania umowy zlecenia lub o świadczenie usług,
- okres wykonywania umowy agencyjnej,
- okres pozostawania osobą współpracującą z ww. osobami,
- okres pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej i spółdzielni kółek rolniczych,
- przebyty za granicą okres innej niż zatrudnienie działalności zarobkowej,
- okres zawieszenia działalności gospodarczej przez osobę prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Wymienione okresy winny być potwierdzane zaświadczeniami wydanymi przez ZUS. Jeśli dany okres zatrudnienia nie podlegał zgłoszeniu do ZUS lub był to okres pracy zarobkowej za granicą innej niż zatrudnienie, to na pracowniku spoczywa ciężar udowodnienia okresu zatrudnienia.
Co ważne, nowe przepisy odnoszą się tylko do uprawnień pracowniczych w ścisłym znaczeniu tego pojęcia. Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Pracy, Rodziny i Polityki Społecznej wliczenie nowych okresów do stażu pracy nie będzie miało wpływu m.in. na prawo do emerytury minimalnej ani na wysokość emerytur.
W obliczu tak znaczących zmian oraz dla zapewnienia ich prawidłowego wdrożenia, Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przygotowało i udostępniło zestaw pytań i odpowiedzi dotyczący nowych reguł ustalania stażu pracy. Warto zapoznać się z tym opracowaniem, aby lepiej zrozumieć planowane regulacje.
Zakres zmian i ich działanie wstecz
Czy zmiany w zakresie zaliczania umów cywilnoprawnych do stażu pracy działają wstecz?
Okresy pracy sprzed wejścia w życie ustawy wliczają się do stażu pracy. Warunkiem jest ich właściwe udokumentowanie.
Do którego roku wstecz są zaliczane okresy pracy do stażu pracy?
Ustawa nie zakłada konkretnych ram czasowych, które wskazywałyby, do którego roku wstecz są zaliczane okresy przepracowane na umowie zlecenia. Zaliczeniu podlegają wszystkie udowodnione okresy, tzn. nie tylko okresy po wejściu w życie ustawy – od dnia 1 stycznia 2026 r., ale i wcześniejsze.
Na co właściwie wpływają dodatkowe lata wliczane do stażu pracy?
Dodatkowe lata wliczane do stażu pracy wpływają m.in. na:
-
wyższy wymiar urlopu wypoczynkowego;
-
wyższy dodatek stażowy;
-
nabycie prawa do nagrody jubileuszowej lub nabycie prawa do kolejnego, wyższego jej poziomu;
-
dostęp do większej liczby ofert pracy tam, gdzie wymagany jest konkretny staż pracy;
-
dłuższy okres wypowiedzenia umowy o pracę;
-
wyższą odprawę w przypadku rozwiązania umowy o pracę.
Czy wliczenie dodatkowych lat do stażu pracy wpływa na długość urlopu wypoczynkowego?
Tak, ponieważ długość zatrudnienia ma znaczenie dla wymiaru urlopu. Wymiar urlopu wynosi:
-
20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat;
-
26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.
Przykładowo, jeżeli masz wliczone do okresu zatrudnienia 4 lata z tytułu ukończenia średniej szkoły ogólnokształcącej, a następnie przepracowałeś 4 lata, to masz 20 dni urlopu. Jeżeli poza tym przez rok prowadziłeś działalność gospodarczą, a oprócz tego przez rok wykonywałeś umowę zlecenia i przedstawisz pracodawcy niezbędne dokumenty, to z dniem wliczenia tych dwóch lat i osiągnięcia dziesięcioletniego okresu zatrudnienia, nabywasz prawo do 26 dni urlopu.
Natomiast jeżeli wykorzystałeś cały urlop wypoczynkowy za dany rok kalendarzowy, a następnie w trakcie tego roku udokumentowałeś dodatkowe okresy zatrudnienia i osiągnąłeś dziesięcioletni okresu zatrudnienia, to przysługuje Ci urlop uzupełniający. Jest to różnica między wyższym wymiarem, który nabyłeś, a wymiarem, który miałeś poprzednio – w tym przypadku 6 dni.
Czy te uprawnienia obowiązują we wszystkich zakładach pracy, niezależnie od sektora (publicznego i prywatnego)?
Tak. Pamiętaj, że uprawnienia takie jak dodatek stażowy czy nagroda jubileuszowa przysługują na podstawie przepisów obowiązujących u danego pracodawcy.
Od kiedy nowe zasady obowiązują w praktyce – czy pracownicy muszą czekać na zaświadczenie z ZUS, by nabyć uprawnienia?
Warunkiem zaliczenia nowych okresów jest ich właściwe udokumentowanie, w tym m.in. przedstawienie zaświadczenia wydawanego przez ZUS.
Natomiast uprawnienia pracownicze wynikające z wliczenia nowych okresów do okresu zatrudnienia przysługują od dnia nabycia prawa do tych uprawnień, ale nie wcześniej niż od dnia:
-
1 stycznia 2026 r. w stosunku do pracownika zatrudnionego u pracodawcy będącego jednostką sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (sektor publiczny) lub
-
1 maja 2026 r. w stosunku do pracownika zatrudnionego u pracodawcy niebędącego jednostką sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy o finansach publicznych (sektor prywatny).
Przykładowo, jeżeli jesteś zatrudniony w sektorze publicznym, to dodatek stażowy może Ci przysługiwać np. po ukończeniu 5 lat zatrudnienia. Jeżeli w dniu 1 lutego 2026 r. upłynął by okres Twojego zatrudnienia w wysokości 4 lat, to bez uwzględnienia nowych przepisów, nabyłbyś prawo do dodatku stażowego z dniem 1 lutego 2027 r. Jeżeli jednak np. w marcu 2026 r. dostarczysz zaświadczenie z ZUS potwierdzające 1 rok pracy na umowie zlecenia (który nie pokrywał się z pracą na umowie o pracę), to prawo do dodatku stażowego uzyskasz z dniem 1 lutego 2026 r.
Do kiedy mogę dostarczyć dokumenty potwierdzające nowy staż?
Masz 24 miesiące na dostarczenie pracodawcy dokumentów potwierdzających nowe okresy od dnia:
-
1 stycznia 2026 r. – jeżeli jesteś zatrudniony u pracodawcy będącego jednostką sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych,
-
1 maja 2026 r. – jeżeli jesteś zatrudniony u pracodawcy niebędącego jednostką sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy o finansach publicznych.
Jeżeli nie udokumentujesz jakiegoś okresu w tych terminach, pracodawca zatrudniający Cię odpowiednio 1 stycznia 2026 r. albo 1 maja 2026 r., nie wliczy go do okresu zatrudnienia, od którego należą się uprawnienia pracownicze.
Staż pracy, a wymogi określone w naborach na wolne stanowiska
Czy staż pracy liczony na nowych zasadach jest wliczany do stażu pracy, który jest wymagany w naborze na wolne stanowisko?
Nowe przepisy mają zastosowanie również do nowych naborów. Nowe okresy zatrudnienia są uwzględniane w nowych naborach, tzn. wszczętych po rozpoczęciu stosowania nowych przepisów. Kandydat podczas postępowania kwalifikacyjnego, które rozpocznie się po 1 stycznia 2026 r. w sektorze publicznym albo po 1 maja 2026 r. w sektorze prywatnym, składa dokumenty potwierdzające wszystkie okresy zatrudnienia, na przykład zaświadczenia o prowadzonej działalności gospodarczej, czy pracy wykonywanej na podstawie umów cywilnoprawnych. Nabory na wolne stanowiska, które nie zostały zakończone i trwają, są rozstrzygane na dotychczasowych zasadach, czyli z uwzględnieniem okresów, które są uwzględniane obecnie.
Umowy cywilnoprawne – umowy zlecenia i o dzieło
Czy moje okresy pracy na umowę zlecenia są wliczane do stażu pracy, niezależnie od tego, czy były odprowadzane składki ZUS?
Co do zasady do okresu zatrudnienia są wliczane okresy, w których podlegałeś ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Jednak do okresu zatrudnienia są wliczane także udokumentowane okresy działalności zawodowej, w których nie podlegałeś ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, jeżeli tak przewidywały przepisy odrębne.
Czy umowy zlecenia, które wykonywałem podczas studiów, w tym przy korzystaniu z ulgi podatkowej dla osób do 26. roku życia, są zaliczane do stażu pracy?
Tak. Do okresu zatrudnienia są wliczane także udokumentowane okresy działalności zawodowej, w których nie podlegałeś ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu na podstawie odrębnych przepisów. Przykładowo, na mocy właściwych przepisów obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym nie podlegają uczniowie szkół ponadpodstawowych oraz studenci do ukończenia 26 lat z tytułu wykonywania pracy na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.
Czy umowa o dzieło jest również wliczana do stażu pracy?
Nie. Umowa o dzieło to specyficzny typ umowy. Jej efektem jest konkretny, z góry określony rezultat, nie dotyczy ona powtarzalnych czynności oraz zakłada brak kierownictwa. Jeśli przedmiot umowy nie spełnia tych warunków, a pracodawca mimo to proponuje Ci podpisanie umowy o dzieło, możesz odmówić jej zawarcia oraz domagać się zawarcia umowy o pracę lub umowy zlecenia. Jeśli podejrzewasz, że pracujesz na nieprawidłowej umowie, masz prawo zgłosić to do Państwowej Inspekcji Pracy.
Czy równoczesna praca na umowie o pracę i umowie zlecenia jest podwójnie liczona do stażu pracy? Co z osobami, które przez wiele lat łączyły umowę o pracę i umowy zlecenia – jak jest liczony ich staż?
W przypadku nakładania się okresów umowy zlecenia na okres umowy o pracę, do okresu zatrudnienia wlicza się jeden z tych okresów. Przykładowo jeżeli 10 ostatnich lat pracowałeś nieprzerwanie na umowie o pracę, a jednocześnie w tym czasie dodatkowo wykonywałeś umowę zlecenia przez 3 lata, to do stażu pracy jest wliczony jeden z tych okresów – 10 lat pracy na umowie o pracę.
Czy do stażu pracy zostaje wliczony okres wykonywania umów zlecenia na rzecz firmy, która już nie istnieje?
Tak. Aktualne istnienie firmy nie ma znaczenia z perspektywy wliczania stażu pracy.
Jakie dokumenty muszę przedstawić, aby potwierdzić okres pracy na umowie zlecenia? Czy wystarczy sama umowa?
Co do zasady przebieg zatrudnienia potwierdza zaświadczenie wydawane przez ZUS. Jeżeli nie podlegałeś ubezpieczeniom, musisz sam przedstawić dowód zatrudnienia – np. umowę ze zleceniodawcą.
Czy do stażu pracy zostaje zaliczony okres wykonywania umów uaktywniających?
Ustawa obejmuje również umowy uaktywniające dla niań sprawujących opiekę nad dziećmi na podstawie umów o świadczenie usług, do których zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.
Prowadzenie działalności gospodarczej
Czy fakt, że prowadziłem działalność gospodarczą jest uwzględniany przy obliczaniu mojego stażu pracy?
Tak. Do Twojego okresu zatrudnienia są wliczane okresy prowadzenia pozarolniczej działalności, o której mowa w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, za które opłaciłeś składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe. Dodatkowo, jeżeli korzystałeś z „ulgi na start”, to do Twojego okresu zatrudnienia zostaje wliczony okres (o którym mowa w ustawie z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców), w którym podejmując działalność gospodarczą nie podlegałeś ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.
Jakie dokumenty są wymagane do potwierdzenia okresów prowadzenia działalności gospodarczej?
Okresy prowadzenia pozarolniczej działalności co do zasady potwierdza zaświadczenie wydane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych o opłaceniu za dany okres składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe z danego tytułu.
Czy do stażu pracy jest wliczany okres współpracy z osobą prowadzącą działalność gospodarczą, np. współmałżonkiem?
Tak.
Czy zawieszenie działalności gospodarczej w celu opieki nad dzieckiem jest traktowane jako okres zaliczany do stażu pracy?
Tak. Do okresu zatrudnienia jest wliczany okres zawieszenia przez Ciebie pozarolniczej działalności gospodarczej w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, jeżeli opłaciłeś za niego składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Czy osoby prowadzące działalność nierejestrowaną także mają możliwość doliczenia tego okresu do stażu pracy?
Prowadzenie działalności nierejestrowanej nie jest wliczane do stażu pracy.
Staż pracy, a inne formy aktywności zawodowej i edukacyjnej
Czy okres opieki nad osobą chorą lub z niepełnosprawnością jest wliczany do stażu pracy?
Nie.
Czy prowadzenie gospodarstwa rolnego jest zaliczane do stażu pracy?
Tak. Prowadzenie indywidualnego gospodarstwa rolnego lub pracy w takim gospodarstwie rolnym jest już zaliczane do ogólnego stażu pracy – na podstawie ustawy z dnia 20 lipca 1990 r. o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie.
Czy praktyki studenckie są uwzględniane przy ustalaniu stażu pracy?
Nie. Praktyki studenckie nie są wliczane do stażu pracy.
Jak traktowane są studia w kontekście prawa do dodatku stażowego i urlopu?
Zasady zaliczania okresu nauki do okresu zatrudnienia, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego są już obecnie określone w Kodeksie pracy. Z kolei dodatek stażowy przysługuje na podstawie przepisów szczególnych, które mogą uwzględniać okresy studiów lub nie. Ustawa nie zmienia przepisów obowiązujących w tym zakresie.
A co ze szkołami policealnymi – czy one mają wpływ na staż pracy?
Ustawa nie zmienia przepisów obowiązujących w tym zakresie.
Czy praca w ramach wolontariatu wlicza się do stażu pracy?
Nie. Wolontariat nie jest wliczany do stażu pracy.
Praca za granicą
Czy praca wykonywana za granicą na podstawie umowy o pracę jest wliczana do stażu pracy w Polsce?
Ustawa nie zmienia obowiązujących przepisów w tym zakresie. Udokumentowane zatrudnienie za granicą u pracodawcy zagranicznego zaliczane jest do ogólnego stażu pracy – na podstawie ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia.
Czy pracodawca w Polsce może odmówić uwzględnienia zagranicznego świadectwa pracy?
Nie, chyba, że dokument potwierdzający pracę zarobkową za granicą, np. świadectwo pracy, budzi uzasadnione wątpliwości co do jego autentyczności. W przypadku wątpliwości pracodawcy to Ty musisz udowodnić przepracowany okres, na przykład przez przedstawienie dokumentów przetłumaczonych przez tłumacza przysięgłego lub poświadczonych.
Czy okresy pracy zarobkowej wykonywanej za granicą w formach innych niż umowa o pracę (np. samozatrudnienie, kontrakty) są zaliczane do stażu pracy w Polsce?
Tak. Do okresu zatrudnienia jest wliczany także udokumentowany okres wykonywania innej niż zatrudnienie pracy zarobkowej przebyty za granicą.
Jakie dokumenty trzeba przedstawić, by potwierdzić pracę zarobkową za granicą niebędącą klasycznym zatrudnieniem?
Przepisy ustawy nie wskazują konkretnego rodzaju dokumentu potwierdzającego pracę zarobkową za granicą, ponieważ wykonywanie pracy w innych krajach może przybierać różne formy i nazwy. Może to być każdy dokument, który w wiarygodny sposób potwierdza okres wykonywania innej niż zatrudnienie pracy zarobkowej za granicą. Obowiązujące przepisy nie określają katalogu dokumentów potwierdzających zagraniczny staż pracy. Można posłużyć się np. dokumentami z instytucji ubezpieczeniowych, podatkowych, dokumentem z rejestru o prowadzeniu działalności gospodarczej; zaświadczeniem wydanym przez zagranicznego pracodawcę.
Spółdzielnie rolnicze i KRUS
Czy okresy członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub w spółdzielni kółek rolniczych są automatycznie zaliczane do stażu pracy?
Tak, do okresu zatrudnienia są wliczane okresy m.in.: członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej oraz członkostwa w spółdzielni kółek rolniczych. Zaliczenie okresów następuje po ich właściwym udokumentowaniu.
Czy składki opłacane do KRUS w przeszłości mają wpływ na staż pracy w świetle nowych przepisów?
Nie.
Czy praca w gospodarstwie rolnym rodziców (bez formalnej umowy) też może być uznana?
Tak. Prowadzenie indywidualnego gospodarstwa rolnego lub pracy w takim gospodarstwie rolnym jest już zaliczane do ogólnego stażu pracy – na podstawie ustawy z dnia 20 lipca 1990 r. o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie.
Emerytury i świadczenia
Czy wliczenie nowych okresów do stażu pracy ma wpływ na prawo do emerytury minimalnej?
Nie. Nowe przepisy odnoszą się tylko do uprawnień pracowniczych.
Czy zmiany w zakresie ustalania stażu pracy wpływają na wysokość emerytur?
Nie. Nowe przepisy odnoszą się tylko do uprawnień pracowniczych.
Czy nowe przepisy mają wpływ na dodatki stażowe?
Wypłata dodatku uzależniona jest od regulacji obowiązujących u danego pracodawcy i na zasadach tam przyjętych. Dodatek stażowy może wynikać z ogólnego stażu pracy albo stażu pracy u danego pracodawcy. Dodatek stażowy z mocy prawa wypłacany jest pracownikom sfery budżetowej i przysługuje za określony staż pracy. Pracodawcy nienależący do sfery budżetowej również mogą wypłacać dodatek stażowy na zasadach określonych w regulacjach wewnątrzzakładowych.
Czy wliczenie okresów umów zleceń i prowadzenia działalności gospodarczej do stażu pracy uprawnia do ponownego przeliczenia emerytury lub renty?
Nie, nowe przepisy odnoszą się tylko do uprawnień pracowniczych.
Formalności i dokumentacja
W jaki sposób można uzyskać zaświadczenia o stażu pracy z ZUS?
Wniosek o wydanie takiego zaświadczenia składa się w postaci elektronicznej poprzez system udostępniony przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.
Czy zleceniodawca ma obowiązek wystawienia dokumentu potwierdzającego okres pracy na umowie zlecenia?
Nie, zleceniodawca nie ma obowiązku, ale może wystawić dokument potwierdzający okresy wykonywania umowy zlecenia.
Czy w przypadku pracy na umowie zlecenia i następnie na umowie o pracę w tej samej firmie, konieczne jest dodatkowe zaświadczenie z ZUS?
Nie.
Jakie dokumenty są uznawane przez ZUS w przypadku braku danych do wystawienia zaświadczenia (np. rachunki, przelewy, listy płac)?
ZUS wydaje zaświadczenia wyłącznie na podstawie posiadanych informacji w swoim systemie. ZUS nie korzysta z dodatkowych dokumentów przy wystawianiu zaświadczenia ani nie prowadzi żadnych dodatkowych postępowań. Okres zatrudnienia, który nie jest wykazany w zaświadczeniu ZUS, pracownik może potwierdzić i udokumentować bezpośrednio swojemu pracodawcy, przy użyciu posiadanych dokumentów.
Od kiedy można składać wniosek do ZUS o wydanie zaświadczenia?
ZUS przygotowuje dedykowany wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy. Wniosek ten jest dostępny na profilu informacyjnym utworzonym na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (dalej: PUE/eZUS) w dacie wejścia w życie przepisów.
Co potwierdzają zaświadczenia wydane przez ZUS?
Nowy wniosek opracowany przez Zakład pozwala na zawnioskowanie o wydanie zaświadczeń:
-
w zakresie wszystkich tytułów do ubezpieczeń wymienionych w art. 302¹ Kodeksu pracy (dla których przepisy przewidują wydawanie przez Zakład zaświadczeń) w całym okresie aktywności ubezpieczeniowej wnioskodawcy poprzez zaznaczenie jednego check box’a;
-
w zakresie wybranego tytułu do ubezpieczeń z opcją wskazania okresu, którego ma dotyczyć zaświadczenie oraz płatnika składek (poprzez podanie identyfikatora NIP).
W przypadku posiadania kilku tytułów do ubezpieczeń, które wymienia Kodeks pracy, czy też np. wykonywania umów zlecenia w wielu okresach u wielu różnych zleceniodawców, wnioskodawca może złożyć jeden wniosek i wskazać w nim maksymalnie szeroki zakres żądanych danych.
Co zrobić, jeśli ZUS nie jest w stanie wydać zaświadczenia, a ja nie mam już dokumentów sprzed lat?
Konieczne jest odnalezienie dokumentacji. Można poprosić byłego pracodawcę (zleceniodawcę) o kopię starych dokumentów (nie ma on jednak obowiązku ich wydania). Okres nieudokumentowany nie może zostać zaliczony do stażu pracy.
Czy można się odwołać od decyzji pracodawcy w sprawie uznania dowodu stażu pracy?
Tak, spory z zakresu prawa pracy rozstrzyga sąd pracy.
Dla pracodawców
Czy jako pracodawca muszę automatycznie sam przeliczyć wszystkim pracownikom okresy zatrudnienia?
Pracodawca ma obowiązek zaktualizowania uprawnień, jeżeli posiada dokumenty potwierdzające nowe okresy zatrudnienia wliczane do stażu pracy, czyli:
-
jeśli pracownik je przedstawi lub
-
jeśli wcześniej zatrudniałeś pracownika na podstawie umowy, której realizacja wlicza się do stażu pracy na podstawie nowych przepisów.
Czy mogę odmówić uznania danego okresu, jeśli budzi wątpliwości?
Tak, to Ty jako pracodawca dokonujesz zaliczenia okresów na podstawie dokumentów przedstawionych przez pracownika i masz prawo ich nie uznać, jeśli budzą uzasadnione wątpliwości. Pamiętaj, że spory z zakresu prawa pracy rozstrzyga sąd pracy.

